10 tipů, jak učinit váš event nezapomenutelným!

Event marketing představuje jedinečný způsob, jak zaujmout vaše klienty či obchodní partnery, získat pozornost médií a upevnit image nabízené služby či produktu. Pracuje s emocemi a vychází z faktu, že si lidé nejlépe zapamatují to, co na vlastní kůži prožijí. Pořádání společenských akcí, večírků, konferencí či seminářů se tedy jeví jako ideální spojení marketingu a public relations, které vám může posloužit coby velmi účinný nástroj budování přátelských vztahů. Stačí však drobné organizační selhání a celá akce může vztahy s prominentními hosty, médii i zákazníky nenápadně rozleptat. O recept, jak uspořádat nejen účinný, ale také nezapomenutelný event, se s vámi podělí Jindřich Chytráček, ředitel významné pražské cateringové společnosti Golem, která na trhu působí již od roku 1991 a má na kontě takové gala akce jako byla recepce pro britskou královnu Elisabeth II, Jacquese Chiraca či španělského krále Juana Carlose.

1. Cíl

   Základní otázkou, na niž si musíme před započetím příprav odpovědět, je: Co je cílem vašeho eventu? Jinou formu eventu zvolíme, když chceme představit nový produkt, jinou, když chceme pouze upevnit stávající image společnosti a posílit loajalitu partnerů, jinou, když se snažíme naopak image značky změnit a získat nové klienty. Zadání typu "chceme uspořádat večírek," je opravdu nedostatečné. Čím více informací ohledně zaměření akce dodavateli cateringových služeb dáte, tím větší je pravděpodobnost úspěchu.

2. Hosté

   Dalším důležitým krokem je správně definovat, kolik hostů chceme pozvat a jaké jsou charakteristiky a očekávání naší cílové skupiny. Měli bychom věnovat patřičnou pozornost výběru klíčových klientů či partnerů pro oslovení, abychom nemalé prostředky věnované na uspořádání eventu utratili opravdu účelně. Firmy často věnují značné prostředky na přípravu luxusní akce, samotný výběr hostů však mnohdy podcení a na distribučním seznamu se objeví i lidé, jejichž přízeň nemá pro firmu valný přínos. Nezapomeňte včas rozeslat pozvánky, nejlépe alespoň měsíc před konáním akce, a posléze ještě osobně obvolat ty, kteří na pozvání neodpověděli. Pozvaní sami od sebe potvrdí účast jen zřídkakdy. Úspěch je z větší části dílem osobního pozvání po telefonu, přičemž volající musí vycítit, na co a jak hosta nejlépe nalákat.

3. Místo a formát

   Formát akce je třeba uzpůsobit složení hostů. Jinak bude samozřejmě vypadat neformální firemní party určená zaměstnancům a blízkým spolupracovníkům, jinak gala večeře či koktejl party určená prominentním hostům a obchodním partnerům. Důležitá je v této souvislosti zejména volba vhodných prostor. Příliš velký sál může dojem z akce pokazit stejně jako tlačenice v úzkých prostorách u šatny. V obrovském sále bude 200 hostů působit ztraceně a neformální intimní atmosféru nevyčaruje ani luxusní raut či dech beroucí program. Společnost Golem nabízí svým klientům k pronájmu širokou škálu exkluzivních prostor od historických objektů typu Betlémské kaple, přes rozsáhlé obchodní prostory výstavišť a paláců pro několik tisíc hostů až po útulnější rustikální prostory či středověké hrady, kde na vás dýchne neopakovatelný genius loci. Nezapomeňte, že výběr prostoru pro konání eventu by měl maximálně korespondovat s programem i slavnostním občerstvením.

4. Čas

   Promyslete důsledně datum a čas konání akce. Pokud se chcete například vyhnout protahování akce do brzkých ranních hodin a vyhánění podnapilých hostů, zvolte raději čtvrtek než pátek. Vaše akce tak bude příjemným zpestřením konce týdne, ale vzhledem k pátečním pracovním povinnostem se většina hostů spořádaně a včas odebere domů. Platí zde pravidlo, že by se vše důležité mělo odehrát do 22:00 hodin, než začnou akci opouštět první hosté. Akce by měla mít spád a vyvrcholení – tzv. highlight. Dle zkušeností Jindřicha Chytráčka rozhodně není dobré nechat hosty čekat na jídlo, ihned po příchodu by je mělo čekat občerstvení a welcome drink.

5. Raut

   Nešetřete na cateringu! Nic nezkazí dojem z eventu tolik, jako rychle vyjedený raut, nepříjemná či neprofesionální obsluha a nedostatek nádobí. Chcete udělat na hosty dojem vybranými lahůdkami, ale váš rozpočet je omezený? Věřte, že fronta na tygří krevety, které dojdou po pár minutách od otevření rautu, hosty rozhodně neokouzlí. Jídlo musí být především chutné, čerstvé a hlavně - musí ho být dostatek! Na večírku by alespoň do půlnoci měl být rautový stůl stále plný. Drahé suroviny a exotické pokrmy nemusí být nutně zárukou úspěchu, přestože by nějaká ta vybraná delikatesa na prestižních akcích neměla chybět. Co se týče rozpočtu, je třeba počítat s částkou cca 3000 Kč na osobu v případě skromnější akce na úrovni, nikoliv však luxusní recepce, kde se částka pohybuje spíše okolo 5 000 až 6 000 Kč.

6. Program

   Chcete během banketu či recepce hosty rozptýlit originálním kulturním či zábavným programem? Dejte na doporučení profesionálů. Nedotažené vystoupení, vybočující z celkového ladění eventu, může snadno zkazit dojem z celé akce. Společnost Golem má díky svým bohatým zkušenostem řadu kontaktů na skvělé performery, hudebníky a umělce, kteří díky svému umu a profesionalitě vaší akci dodají osobitý ráz, okouzlí publikum a vy se nemusíte obávat nepříjemného faux pas. Pokud například představujete "typicky český" produkt a chcete zahrát na patriotistickou strunu, určitě se vyplatí vsadit na folklór, českou kuchyni a rustikální ladění akce, která má říci: "Jsme úspěšná česká firma a sázíme na kvalitu zdrojů české země."

7. Příliš slov – konec zábavy

   Nepřehánějte to s proslovy a dlouhými statěmi moderátora. Nic nezkazí zábavu tolik jako dlouhý nudný proslov! Pokud potřebujete něco sdělit, snažte se být svižní a vtipní, hosté vám stejně nebudou věnovat pozornost déle než 5 minut.

8. Klíč k dokonalosti je v detailu

   Klaďte důraz na detaily! Precizní výzdoba sladěná s barvou prostírání a čerstvých květin dělá zázraky. S celkovým stylem akce by měla korespondovat také pozvánka, která by měla být co nejvíce originální, jak po stránce obsahové tak designové. Dohlédněte i na oděv personálu, zejména ochranky, která by měla být oblečena tak, aby nebudila příliš pozornosti. Moderní audiovizuální technika umožňuje dotáhnout atmosféru akce k dokonalosti za pomoci osvětlení a hudby. U hudebního doprovodu však dejte pozor na stanovení přiměřené hlasitosti, aby se hosté mezi sebou domluvili. Pokud bude styl všech komponent jednotný, věřte, že se hosté rádi nechají unést atmosférou a na váš event jen tak nezapomenou. EMOCE, EMOCE, EMOCE! To je hlavní klíč k úspěchu. Dokonalý event musí atakovat všechny smysly hostů, překvapovat a vzbuzovat emoce! Skvěle funguje také drobný tematický dárek na uvítanou, jako například kotilion či škraboška. Pokud má být váš večírek laděn např. v duchu 80. Let, můžete sáhnout po typické neonové bižuterii apod.

9. VIP vs. "obyčejný" host

   "Nedělte hosty na obyčejné a významné, nedělá to dobrotu," radí Jindřich Chytráček. Každý host by se měl na akci cítit stejně vítaný a měla by mu být věnována stejná pozornost, v případě, že budete některé vybrané hosty zahrnovat nápadnou péči, riskujete, že si ostatní namísto příjemné nálady z akce odnesou dojem, že byli hosté druhé kategorie. Někdy je potřeba určitou skupinu oddělit a věnovat se jí samostatně, což se týká například situace, kdy by se někteří obchodní partneři nemuseli cítit dobře vedle novinářů, naopak novináři a celebrity se během akce setkávat nejen mohou, ale přímo musejí.

10. Vsaďte na originalitu a uvolněnost

    Nebojte se odvážných nápadů v jakékoliv oblasti a chtějte překvapovat! Prominentní hosté navštěvují často několik podobných společenských akcí v měsíci a jsou znuděni škrobeným programem, honosnými prostory a vážnými tvářemi. Cateringová společnost Golem sází na originalitu, invenci a šití každé akce na míru klienta. Jindřich Chytráček radí: "Zkuste obléct hostesky do legračních kostýmů, zaplaťte skupinu žonglérů a mladých komiků či ne tolik slavnou, ale o to zábavnější kapelu, která do vystoupení dá opravdu všechno a na rozdíl od drahé celebrity hosty strhne! Uvolněná zábava je vždy lepší než upjatý luxus!" A ještě poslední doporučení na závěr: Kujte železo, dokud je žhavé! Domluvte si schůzky s vašimi obchodními partnery v co nejkratší době po konání akce, dokud mají zážitky a dojmy ještě v živé paměti, budou bezpochyby vstřícnější naslouchat a vy tak z navázaných přátelství vytěžíte maximum!